Política de privacidad

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CARTA BLANCA “IDEAS SOBRE LA MESA”

LEY 1281 DEL 2012 DECRETO LEY 2213 DEL 2013

ÍNDICE

1. QUIENES SOMOS
2. RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA POLÍTICA
3. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN POLÍTICA
4. DEFINICIONES
5. DATOS RECOPILADOS
6. PRINCIPIOS RECTORES
7. FINALIDADES DEL USO DE LOS DATOS
8.USO DE LOS DATOS IMPLEMENTACION POLITICA
9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
10.DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LOS DATOS
11. TRATAMIENTO DE DATOS NIÑOS Y NIÑAS Y ADOLESCENTES
12. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
MECANISMO DE PROTECCION DE LOS DATOS
VIGENCIA DE LA BASES DE DATOS

CARTA BLANCA AGENCIA SAS” IDEAS SOBRE LA MESA” fue creada el 20 de agosto del año 2020, bajo la dirección De Alexandra Ramos Raigoso, como agencia de publicidad con el propósito de satisfacer todas las necesidades de los diferentes clientes y de impulsar las marcas y los productos de nuestros clientes hacia el consumidor , generando un vinculo familiar entre nuestros clientes y el consumidor final generando experiencias inigualables con el propósito de mantener un sentido de pertenencia hacia las marcas que impulsamos con un equipo de creativos del mas alto nivel. Ofreciendo diferentes servicios de “marketing digital”, generando contenido de tráfico a las redes sociales de nuestros clientes, creando activaciones de marca, estrategias integrales de protocolo para organización y ejecución de eventos de nuestros clientes.

RESPONSABLE DEL MANEJO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

CARTA BLANCA AGENCIA SAS” IDEAS SOBRE LA MESA” identificada con nit numero 901403730 7, con registro mercantil número No. 03274084, Dirección del domicilio principal: Cl 161 No. 90 B 76 Municipio: Bogotá D.C. Correo electrónico: gerencia@agenciacartablanca.com Teléfono comercial 1 3102260082.

Nuestra política de tratamiento de datos personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales realiza el manejo y tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos y en archivos físicos y electrónicos, de todos nuestros clientes, proveedores y terceros que interactúan en el desarrollo del objeto social de nuestra compañía, en aras de respetar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. en la ejecución de nuestros contratos. Bajo los parámetros de la ley 1581 del 2012 y demás normas reglamentarias, nuestra política de tratamiento de datos personales establece los lineamientos de La agencia para el tratamiento de los datos, los mecanismos para el ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal. La misma tiene alcance a todos los miembros de nuestros clientes, colaboradores, proveedores y personal administrativo, operativo y contratistas y consumidor final en algunos casos.

DEFINICIONES ARTICULOS 3 Y 5 LEY 1581 DEL 2012

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el manejo del vocabulario técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, de acuerdo a lo normado en la ley 1581 del 2012, nos permitimos documentar los términos que frecuentemente encontrará en este documento así:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Virtual o presencial. Artículos 3 y 9 numeral a ley 1581 del 2012. y el decreto 1377 del 2013.

BASE DE DATOS PERSONALES: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Articulo 3 numeral b) ley 1581 del 2012

CONSENTIMIENTO DEL TITULAR: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información. De manera virtual o presencial.

CONSULTAS: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable o encargado del tratamiento deberá suministrar a estos, toda la informacióncontenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

DATO PERSONAL: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación,etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.). Articulo 3 numeral c) ley 1581 del 2012

en este ítem es importante tener en cuenta que existen varias clasificaciones de los datos así:

DATOS SENSIBLE: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Articulo 5 ley 1581 del 2012

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento; articulo 3 numeral d) ley 1581 del 2012

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; articulo 3 numeral e) ley 1581 del 2012

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; articulo 3 numeral f) ley 1581 del 2012

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. articulo 3 numeral g) ley 1581 del 2012.

DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que nosean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

HABEAS DATA: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar,rectificar u oponerse a la información

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo depersonas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

concerniente a sus datos personales.

PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL: Es un derecho fundamental quetienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.

RECLAMO: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. Artículo 15 de la ley 1581 del 2012 y demás normas concordantes.

CLIENTES: personas naturales o jurídicas que contratan los servicios de la agencia para campañas, concursos, comunicaciones, información relativa a eventos, productos, ofertas, promociones, alianzas y contenidos específicos para sus clientes, y productos

CONTRATISTAS: personas naturales o jurídicas que se contratan para la prestación de servicios, en el desarrollo del objeto social de la agencia y de los clientes

EMPLEADOS: Personal adscrito a la agencia por contrato laboral el cual ejecuta funciones asignadas en la agencia para dar desarrollo a la ejecución del objeto social de la compañía

PQR (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS): Mecanismo implementado para efectos de Ejercer el derecho de conocer, actualizar y rectificar la información personal que tiene bajo custodia la agencia y dar trámite a las solicitudes de Los titulares de la información, recolectada y que se encuentra bajo custodia.

PROVEEDORES: Personas naturales o jurídicas que proveen de servicios y productos a la agencia para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y en la ejecución de nuestro objeto social. interés institucional, envío de resultados obtenidos y agradecimientos, envío de certificación tributaria, seguimiento a los ingresos de la donación, y en general, comunicaciones para todas las actividades propias que dependen de la donación.

VIDEOVIGILANCIA: La agencia recolecta información del personal que labora en las instalaciones de la compañía en calidad de contratistas, clientes, empleados y terceros no vinculados intervinientes en la ejecución nuestro objeto social a través de cámaras de video vigilancia, en aras de propender por la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en las instalaciones.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Personal adscrito a la agencia encargado por velar por el cumplimiento de la política de tratamiento de datos y mantenerla actualizada y vigente

¿CUÁLES DATOS RECOPILAMOS?

Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse a estos, los siguientes: Nombre y apellidos, género, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, nacionalidad, dirección de correo electrónico, dirección de domicilio, número de teléfono fijo y celular, fecha de nacimiento o rango de edad, firma, firma electrónica, otros documentos de identificación, datos de la familia, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico y datos patrimoniales, datos socioeconómicos como estrato, propiedad de la vivienda, bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, etc., datos de información tributaria, datos de la actividad económica, datos de la historia laboral, datos del nivel educativo, capacitación y/ohistorial académico de la persona, datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS, IPS, ARL, AFP, etc., datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de la persona, datos biométricos de la persona: huella, ADN, fotografía, videos, voz, etc., datos de la descripción morfológica de la persona: estatura, peso, complexión, etc., sobre población en condición vulnerable, datos sobre personas en situación de discapacidad, información que haya compartido con nosotros sobre usted (por ejemplo, a través de servicios de mensajería instantánea o de cualquiera de los canales habilitados por laagencia o sus terceros o representante legal cuando el titular sea menor de edad. Igualmente recopilamos ciertos datos automáticamente de su visita a nuestro sitio web, https: // agenciacartablanca.com esto puede incluir, entre otros, algunos o todos los siguientes: conexión a Internet (incluidas las direcciones IP), datos del navegador almacenados en sudispositivo (cookies); preferencias, respuestas e interacciones a comunicaciones dirigidas austed, incluidas las solicitudes de interrupción de estas comunicaciones; si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la ley de protección de datos personales, conservaremos un registro de esto y cómo respondemos.

PRINCIPIOS RECTORES LEY DE PROTECCION DE DATOS ARTICULO 4 LEY 1581 DEL 2012

En el desarrollo, Implementación y aplicación de la política de tratamiento de datos de CARTA BLANCA AGENCIA SAS” IDEAS SOBRE LA MESA, se aplicarán, de manera armónica e integral, teniendo en cuenta lo normado en el artículo 4 de la ley1581 del 2012, en concordancia con el decreto1377 del 2013 los siguientes principios rectores así:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en el numeral a) del artículo 4 de la ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen

Principio de finalidad: El Tratamiento esta política de la agencia responde a la de obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; teniendo en cuenta el numeral b) artículo 4 de la ley 1581 del 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; teniendo en cuenta el numeral c) artículo 4 de la ley 1581 del 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información suministrada en esta política de la agencia y sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, inexactos fraccionados o que induzcan a error; teniendo en cuenta el numeral d) artículo 4 de la ley 1581 del 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de la política de la agencia debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; teniendo en cuenta el numeral e) artículo 4 de la ley 1581 del 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento de la política de la agencia, se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 del 2012, y su normas concordantes, así como la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas determinadas en la ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente política y la ley. de acuerdo a lo normado en el articulo 4 de la ley 1581 del 2012 numeral f).

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento de la agencia, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; de acuerdo a lo normado en el artículo 4 de la ley 1581 del 2012 numeral g).

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales obtenidos en la política de la agencia, que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la política, de acuerdo a lo normado en el numeral h) del articulo 4 de la ley 1581 del 2012.

FINALIDADES DE USO DE LOS DATOS

Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, actualizados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general tratados para llevar a cabo las finalidades según cada base de datos personales que se mencionan a continuación:

CLIENTES: Envío de campañas, concursos, comunicaciones, información relativa a eventos, productos, ofertas, promociones, alianzas y contenidos específicos para los clientes, la atención efectiva y completa de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR), evaluar la calidad de los servicios y envío de encuestas de satisfacción con el fin de mejorar el servicio.

CONTRATISTAS: Contratistas: Gestión de contratación de personas naturales para prestación de servicios, reportes financieros a diferentes clientes, proveedores y terceros i8ntevinientes contratación de conferencistas extranjeros, gestión administrativa, manejo de información financiera, contable, fiscal y legal, evaluación de habilidades de contratistas de educación continuada, gestión de cuentas de cobro para los respectivos pagos, formalización de contratos, reporte de obligaciones tributarias y legales ante entidades administrativas y organismos de control, creación y/o actualización de contratistas , así como comunicación para la verificación de la prestación del servicio. naturales o jurídicas que se contratan para la prestación de servicios, en el desarrollo del objeto social de la agencia y de los clientes

EMPLEADOS:Selección, contratación, capacitación y formación, medición de competencias, estudios y visitas de seguridad domiciliaria, entrega de elementos de trabajo, evaluación de desempeño, procedimientos administrativos y/o judiciales , prestaciones sociales, vacaciones, sanciones, felicitaciones, retiros de cesantías, prácticas laborales, respuestas judiciales, trámites que se realicen en el comité de convivencia, prevención de riesgos y promoción de la salud, examen de salud ocupacional, trámites de actividades culturales, gestión de recursos para el aprendizaje y la investigación, deportivas, actualización de datos, control de horario, gestión de nómina y de personal, promoción de bienestar laboral, registro histórico laboral, afiliación a la seguridad social integral, conceptos médicos de ingreso, periódico y de retiro, incapacidades, diagnósticos de salud, encuestas de morbilidad sentida, pago de prestaciones sociales, ejecución de auditorías, reporte de cumplimiento de obligaciones laborales, administrativas, tributarias, y en general, para el tratamiento de todas las actividades derivadas de la relación laboral, carnetización y video, para finalidades relativas a la seguridad de las personas y los bienes, afiliación al sistema de seguridad social integral, registros de asistencia, control de los préstamos de implementos deportivos y de recreación del gimnasio, gestión de recursos para el aprendizaje y la investigación, envío de oferta académica, programas de gestión de donaciones, garantía del acceso y préstamo al material bibliográfico, legalización de gastos de viaje. adscrito a la agencia por contrato laboral el cual ejecuta funciones asignadas en la agencia para dar desarrollo a la ejecución del objeto social de la compañía

PROVEEDORES: Creación y actualización de proveedores, acreedores, , generación y remisión de certificado de ingresos y retenciones, contabilización de facturas proveedores, causación para crear la cuenta por pagar, salarios, retenciones, comunicaciones sobre campañas informativas, comunicaciones dirigidas, a estos, gestión de certificados tributarios, reporte de obligaciones tributarias y legales ante entidades administrativas y organismos de control, gestión administrativa, manejo de información financiera, contable, fiscal y legal, brindar información sobre campañas informativas, a través de envío de información periódica de interés corporativo, envío de resultados obtenidos y agradecimientos, envío de certificación tributaria, y en general, comunicaciones para todas las actividades propias de las necesidades de nuestros clientes y en la ejecución de nuestro objeto social.

APLICACIONES Y PLATAFORMAS DIGITALES: Gestionar la información del registro en la plataforma, de la agencia de nuestros clientes y proveedores, generar un canal de atención en línea, contactar con un agente a través de un móvil, para la orientación y gestión de servicios ofertados y de apoyo comercial y operativo en la ejecución del objeto social de la agencia.

USO DE LOS DATOS EN LA IMPLEMENTACION DEL OBJETO SICAL DE LA AGENCIA

En todas las actividades y prácticas que realicen los contratistas, terceros intervinientes , empleados investigadores de mercado de la agencia y personal administrativo que apoya a la agencia en todas y cada una de las actividades que se ejecutan en el desarrollo del objeto social y contractual con los clientes y demás intervinientes, se deberán seguir las reglas establecidas en lapresente política de tratamiento de datos personales, así como los procedimientos internos establecidos en el manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales. De acuerdo a lo normado en el capítulo V los artículos 13, 14 y 15 de la ley 1581 del 2012, y demás normas concordantes En especial deberán tener en cuenta las siguientes reglas así:

Ø RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Ø El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Ø Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Ø . El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Ø REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Ø Obtención de la autorización para el tratamiento de datos personales en los casos que deban aplicar instrumentos de investigación, donde se soliciten datos personales.

Ø En la autorización que se solicite a los titulares, se deberá tener en cuenta la clasificación de los datos personales, el tipo de dato que va a solicitar, informar al titular el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados y la finalidad de los mismos, en caso de que recolecte datos personales sensibles (origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.) o de niños y adolescentes; debe explicarle el carácter sensible que posee este tipo de información y, además, debe darle la opción al titular de elegir si responde o no dichas preguntas, los derechos que tiene el titular de la información, la identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de la organización o el responsable del tratamiento de los datos, el mecanismo para consultar la política de tratamiento de los datos y los canales de comunicación establecidos para ejercer el derecho de habeas data.

Ø Se deben conservar dichas autorizaciones en carpeta física o digital, en la cual se lleve el registro de dicha investigación.

Ø Si en virtud de la investigación de mercado se requiere compartir la información recolectada con otros investigadores o terceros, deberán establecer medidas de seguridad, en el momento del envío y apertura de los datos.

Ø Las bases de datos personales que se generen, producto de una investigación y que sea necesario su intercambio con otros investigadores de La Universidad o terceros, deberán incluir mecanismos para suprimir los datos que permitan la identificación del titular.

Ø En ningún caso, podrán divulgarse datos personales o bases de datos personales con entidades externas, que han obtenido producto de las investigaciones de mercado que adelanten, salvo que medie un convenio o relación contractual y que en el clausulado se encuentren disposiciones sobre la confidencialidad de la información, así como la transmisión de la misma o que una disposición legal exija su divulgación.

Ø La divulgación de los resultados de las investigaciones de mercado, en ningún momento podrá revelar e identificar a las personas que suministraron dicha información personal, a no ser qué, el titular del dato haya manifestado de manera expresa y clara la divulgación del dato y que La agencia le haya informado el alcance el alcance de dicha divulgación.

Ø Se debe garantizar en todo el proceso de la investigación de mercado, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal a la que tengan acceso, así como los equipos informáticos que La agencia le haya suministrado en virtud de la relación contractual.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Para los propósitos de la presente política de tratamiento de datos ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito a los titulares sus representantes legales, apoderados, causahabientes e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. De acuerdo a lo normado en los Artículos 5 Y 6 Ley 1581 Del 2012, y manejáramos los datos de tipo sensible en las siguientes casos específicos:

Ø El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

Ø El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés

Ø vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

Ø El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

Ø El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. DE DATOS

Nuestra política de tratamiento de datos cumple a cabalidad con los deberes de los Responsables del Tratamiento de datos de acuerdo a lo normado en el artículo 17 dela ley 1581 del 2012 y demás normas que lo concordantes así:

Ø Garantizar al Titular, en todo tiempo, el, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

Ø Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

Ø Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

Ø Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Ø Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

Ø Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

Ø Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

Ø Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

Ø Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

Ø Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

Ø Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

Ø Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

Ø Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Ø Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Ø Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRATAMIENTOS DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La agencia realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes con el fin de garantizar el derecho a desarrollo de la personalidad educación, y el bienestar de los terceros que puedan participar en el desarrollo de campañas publicitarias, y cualquier otra actividad que se ejecute por efecto del cumplimiento del objeto social de la agencia en el desarrollo contractual con clientes y tercero y Solo trataremos datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por los padres, o los empleados, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 del 2012 y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos así :

Ø . En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Ø Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Ø Es tarea del Estado y las entidades de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal manteniendo y respetando el interés superior determinado en la constitución el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

En los procesos de recolección, uso y circulación de la información personal se tienen en cuenta los derechos prevalentes de los menores de edad, así mismo, se le informa al menor el carácter facultativo a las preguntas que versen sobre sus datos sensibles Cumplidos los anteriores requisitos, exigiremos al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor dé su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley. La Agencia y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la ley 1581 del 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información, a revocar su autorización y presentar quejas ante la autoridad de protección de datos personales. Teniendo en cuenta lo normado en el artículo 8 de la ley 1581 del 2012 en concordancia con el decreto 1377 del 2013 así:

Ø Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; teniendo en cuenta el numeral a) del artículo octavo de la ley 1581 del 2012 en concordancia con el decreto 1377 del 2013

Ø Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012. Y de acuerdo al numeral b) del artículo 8 de la ley 1581 del 2012

Ø Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales; de acuerdo al numeral c) del artículo 8 de la ley 1581 del 2012

Ø d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Ø Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

Ø Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. De acuerdo a lo normado en el articulo 21 del decreto 1377 del 2013 y se permitirá el acceso solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a su disposición, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.

Ø Como titular podrá CONSULTAR su información de carácter personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos. En consecuencia, garantizamos su derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la política de datos y la ley 1581 del 2012, suministrándole la información que esté bajo nuestro control. Establecemos los mecanismos de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles de acuerdo a lo normado en el articulo 14 de la ley 1755 del 2015.

Ø Como titular puede presentar un RECLAMO si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos puede ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En ese orden de ideas, podrá presentar reclamación de manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Definiremos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo, el cual podrá presentarlo este directamente, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la ley 1581 del 2012. Si el reclamo estuviese incompleto, deberá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de nosotros, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará esta situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, términos ajustados a la ley 1755 del 2015.

Ø RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. nuestra política se obliga os obligamos a rectificar y actualizar su información personal incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos señalados anteriormente. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en cuenta lo siguiente: A). En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; 2. Tenemos plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.

Ø Supresión. Como titular, tiene el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de sus datos personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a suprimir su información personal de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados anteriormente.

Ø Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos. Los titulares de información personal pueden presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 del 2012 las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Ø Puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a revocar su autorización de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados anteriormente.

MECANISMO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Sus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LEY DE PROTECCION DE DATOS Y demás normas concordantes Toda solicitud de consulta o reclamación se puede hacer directamente por el titular o por un tercero debidamente autorizado de acuerdo a lo normado en los artículo 74 y 77 del Código General Del Proceso en concordancia con lo normado en los artículos 2 y 5 de la ley 2213 del 2022, y tales solicitudes deberá contener como mínimo la siguiente información así:

Ø POR PARTE DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ü Solicitud realizada a través de los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data.

ü Adjuntar fotocopia del documento de identificación, en los casos que aplique.

ü Adjuntar los soportes que desea hacer valer

Ø INFORMACIÓN QUE DEBE ACREDITAR UN TERCERO

ü Solicitud realizada a través de canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de hábeas data.

ü Documento de representación, en caso de que actúe como apoderado.

ü Carta de autorización del titular, con reconocimiento de firma, en caso de que sea un tercero actuando en representación del titular.

ü . Fotocopia del documento de identificación del titular y la persona autorizada.

ü . Adjuntar los soportes que desea hacer valer.

ü Solicitud realizada a través de los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data.

ü Adjuntar fotocopia del documento de identificación, en los casos que aplique.

ü Adjuntar los soportes que desea hacer valer.

MECANISMO DE COMUNICACIÓN Y OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, podrá hacerlo a través de alguno de los siguientes canales habilitados:

Ø Envío de una comunicación electrónica al oficial de seguridad de la información y datos personales, al correo electrónico: gerencia@agenciacartablanca.com

Ø Envío de la solicitud accediendo a través de la página web de la agencia https://www.agenciacartablanca.com en la opción “solicitudes"

Ø Envío de una comunicación física a nuestra dirección ubicada en la calle 161 número 90b-76 Bogotá, Colombia. En horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 12:00 p. m.

Ø El oficial de seguridad de la información y datos personales, será la señora IVETH ALEXANDRA RAMOS RAIGOSO el contacto de los titulares de datos personales, para todo lo previsto en esta política.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con

El tratamiento de la política se mantendrá durante el tiempo por usted autorizada se mantendrán mientras se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual.

La presente política ha sido actualizada, en enero del año 2026 y reemplaza la política anterior

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CARTA BLANCA “IDEAS SOBRE LA MESA”

LEY 1281 DEL 2012 DECRETO LEY 2213 DEL 2013

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